Aplikacje do zawierania umów on-line

Technologia nierozłącznie powiązana jest już z wieloma branżami – wydawać by się mogło, że prawo jeszcze broni się przed nią, a zawieranie umów na odległość z wykorzystaniem programów komputerowych czy aplikacji mobilnych to jeszcze plany na odległą przyszłość. Nic bardziej mylnego – zarówno za granicą, jak i w Polsce, webowe rozwiązania do zawierania umów są już wdrożone i cieszą się rosnącą popularnością. Przygotowałam więc dla Ciebie porównanie 3 popularnych serwisów: Autenti, Umownik i Stamp – z tego artykułu dowiesz się, czym się wyróżniają, do czego można je wykorzystać i ile trzeba za to zapłacić!

Czy w ogóle warto korzystać z aplikacji do podpisywania umów on-line?

Na korzyść korzystania z aplikacji do zdalnego zawierania umów przemawia kilka istotnych czynników – wśród nich oczywiście oszczędność czasu, pieniędzy i wygoda użytkowania (nie trzeba płacić za wysyłki, czekać na listonosza, nie ma ryzyka zagubionych przesyłek), łatwość wprowadzania i weryfikacji zmian w dokumentach, możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych oraz większa ochrona przed podrobieniem dokumentu, który występuje w postaci cyfrowej.

Do minusów można zaliczyć konieczność korzystania z odpowiedniego sprzętu i infrastruktury cyfrowej oraz koszty związane z tworzeniem podpisów elektronicznych dla wielu osób. Poza tym z perspektywy prawnej warto zwrócić uwagę na brak bezpośredniego powiązania między podpisem elektronicznym a cechami osobowymi sygnatariusza.

Korzystanie z aplikacji nie jest jeszcze w pełni upowszechnione, więc na każdym przedsiębiorcy spoczywa ciężar indywidualnej decyzji o korzystaniu z rozwiązań elektronicznych w tym obszarze swojej działalności – na pewno przed wyborem warto zapoznać się z ofertą producentów aplikacji i przemyśleć, która z nich najpełniej będzie odpowiadała naszym potrzebom.

Autenti

Katalog dokumentów, który można podpisać z wykorzystaniem serwisu Autenti, jest szeroki – wszystkie umowy dostępne są w katalogu na stronie, z którym można zapoznać się przed założeniem konta. Opracowanie umowy odbywa się w 100% zdalnie – serwis oferuje możliwość dwuetapowej weryfikacji, wysyłki do wielu odbiorców, obsługuje też wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych, w tym podpis Autenti (odpowiedni do większości umów) oraz kwalifikowany podpis elektroniczny dla dokumentów, które dla swojej ważności wymagają formy pisemnej. Umowę można podpisać na dowolnym urządzeniu elektronicznym mającym dostęp do Internetu; dostęp do dokumentów możliwy jest przez konto w serwisie, w czasie ich obowiązywania.

Autenti przykłada dużą wagę do ochrony prywatności i poufności danych osobowych. Dostęp do nich mają tylko upoważnieni administratorzy. Dane są przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres potrzebny do reklamacji, zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń, obowiązków prawnych Autenti (przepisy podatkowe itd.), a gdy taki okres nie jest potrzebny, to zostają usunięte lub zanonimizowane. Firma udostępnia dane zaufanym partnerom – m.in. Google czy Facebookowi, dając użytkownikom możliwość logowania z wykorzystaniem kont w tych serwisach.

Autenti oferuje trzy plany miesięczne – darmowy, za 69 zł oraz za 119 zł (w ostatnim pakiecie uwzględnione są dodatkowe opcje i usługi). W ramach serwisu można też opłacić podpisy kwalifikowane, czyli zaawansowane podpisy elektroniczne, działające on-line, bez dodatkowych kart czy czytników.

Umownik

Umownik nie stawia użytkownikom żadnych ograniczeń – za jego pomocą można podpisać prawie każdą umowę, która z mocy prawa nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli w bazie umów firmy nie znajdziemy interesującego nas wzoru, możemy stworzyć swój własny. Umowy napisane są przez profesjonalistów, co zapewnia odpowiednią jakość dokumentu i jego zgodność z prawem.

Podpisywanie umów odbywa się całkowicie zdalnie, bez konieczności drukowania umów i wysyłania ich pocztą. Serwis oferuje także dodatkową opcję „selfie”, umożliwiającą zweryfikowanie tożsamości kontrahenta. Użytkownicy mają pełen dostęp do wszystkich dokumentów na różnych etapach przygotowywania – od projektów oświadczeń i umów do podpisanych już plików. Zawarte umowy są przechowywane na serwerach Beyond.pl, posiadających najwyższe standardy bezpieczeństwa wg certyfikacji ANSI. Każda umowa po podpisaniu jest opatrzona unikalnym kodem QR, który uniemożliwia jej podrobienie.

Firma przechowuje dane do czasu zerwania umowy – po tym fakcie może je przechowywać wyłącznie ze względu na obowiązki wynikające z przepisów prawa, jak np. w celach zwalczania nadużyć. Podobnie jak Autenti, Umownik zastrzega sobie prawo przekazywania danych podmiotom takim, jak Facebook czy Linkedin.

Portal oferuje 3 abonamenty – miesięczny, kwartalny oraz roczny; korzystanie z nich kosztuje od 100 do 200 zł miesięcznie. Umownik wyróżnia się wśród innych aplikacji tego typu możliwością zawarcia pojedynczej umowy (14,99 zł brutto za wzór dokumentu).

Stamp

Stamp jest zdecydowanie najdroższym portalem do podpisywania umów zdalnie – osobno płatne jest wdrożenie systemu (od niespełna 4 tysięcy do około 25 tysięcy złotych!) i abonamenty miesięczne. Ich cena, w zależności od wybranego pakietu, to od 99 do 2000 zł. Firma jeszcze nie oferuje wariantu bezpłatnego – jest wykazany w cenniku, ale z adnotacją „wkrótce”, więc można mieć nadzieję, że darmowy pakiet również pojawi się w ofercie Stamp.

Korzystając z portalu można podpisać ograniczony katalog dokumentów – pełna lista umów znajduje się na stronie internetowej. Dokumenty, do których właściciel serwisu nie ma wglądu, przechowywane są jeszcze 180 dni po zerwaniu umowy, chyba że użytkownik zażąda wcześniejszego usunięcia. Stamp wykorzystuje elektroniczny podpis zwykły – możliwy do podrobienia, zaawansowany – niepodrabialny oraz kwalifikowany – jedyną postać podpisu elektronicznego, która aktualnie ma moc prawną identyczną z podpisem odręcznym. To specjalny certyfikat, który trzeba wyrobić i odnawiać co dwa lata; ma fizyczną postać karty SIM umieszczonej w czytniku wielkości pendrive’a.

Stamp przetwarza dane tylko w celu realizacji usług, tzn. zawierania umów, a także reklamacji czy newslettera (po wyrażeniu dodatkowej zgody). Dane przechowywane są maksymalnie 10 lat po zakończeniu umowy, na przykład w celu dochodzenia roszczeń czy zapobieganiu oszustwom.

Jeżeli korzystasz z któregoś z omówionych portali – podziel się swoimi doświadczeniami! Daj też koniecznie znać, jeśli używasz innego serwisu do zdalnego zawierania umów!