Z początkiem 2026 roku polskie regulacje dotyczące drobnej działalności zarobkowej przejdą jedną z najbardziej znaczących transformacji w ostatnich latach. Wprowadzenie kwartalnego limitu przychodów, w miejsce dotychczasowego miesięcznego, stanowi rewolucyjne ułatwienie dla tysięcy drobnych przedsiębiorców, rzemieślników, twórców i freelancerów. Ta zmiana redefiniuje zasady gry, oferując nową elastyczność w planowaniu finansowym, ale jednocześnie nakłada obowiązek dogłębnego zrozumienia ram prawnych.
Czym jest działalność nierejestrowana? Definicja i warunki prawne.
Prawny fundament i definicja
Działalność nierejestrowana (dalej również jako DN), zwana również nierejestrową lub „firmą na próbę”, stanowi specyficzną formę drobnej działalności zarobkowej. Kluczowym elementem jej definicji jest fakt, że w świetle ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, nie jest ona uznawana za działalność gospodarczą w pełnym tego słowa znaczeniu. Regulacje dotyczące tej formy aktywności zostały zawarte w art. 5 wspomnianej ustawy, który stanowi jej główną podstawę prawną. Działalność ta jest przeznaczona dla osób fizycznych, które chcą przetestować swój pomysł na biznes bez konieczności ponoszenia kosztów i wypełniania skomplikowanych formalności związanych z pełnoprawną rejestracją firmy w CEIDG.
Paradoksalnie, choć z punktu widzenia prawa osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest przedsiębiorcą, w świetle prawa cywilnego jest traktowana jako przedsiębiorca w relacjach z konsumentami. Oznacza to, że ma obowiązek przestrzegania praw konsumentów, takich jak prawo do reklamacji, zwrotu czy odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni. Ten niuans prawny jest fundamentalny dla zrozumienia zakresu obowiązków, które nie zależą od statusu rejestracji, a wynikają bezpośrednio z charakteru prowadzonej sprzedaży.
Kluczowe kryteria, które trzeba spełnić
Po pierwsze DN jest dostępna wyłącznie dla osób fizycznych. Ograniczenie to wyklucza z możliwości jej prowadzenia wspólników spółki cywilnej oraz innych spółek handlowych.
Drugim, najważniejszym kryterium, jest limit uzyskanych przychodów. DN to działalność zarobkowa prowadzona na niewielką skalę. Przychód należny z DN nie może przekroczyć określonej kwoty w żadnym miesiącu (do końca 2025 roku) ani w żadnym kwartale (od 2026 roku). Warto podkreślić, że używa się pojęcia „przychodu należnego”, a nie „przychodu faktycznie otrzymanego”. Zgodnie z definicją ustawową, przychód należny to kwoty, które są należne, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane.
Trzecim istotnym warunkiem jest tzw. okres karencji. Aby skorzystać z możliwości prowadzenia DN, osoba fizyczna nie mogła wykonywać działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy, czyli 5 lat. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest zawieszenie działalności gospodarczej, które jest traktowane na równi z jej niewykonywaniem.
Należy także pamiętać, że działalności nierejestrowanej nie można prowadzić w przypadku, gdy podjęcie danej aktywności wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej. Do takich wykluczonych aktywności należą m.in. ochrona osób lub mienia, sprzedaż alkoholu, usługi detektywistyczne, pośrednictwo ubezpieczeniowe czy usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przykładem działalności, która nie wymaga rejestracji, jeśli spełnia określone warunki, jest rolniczy handel detaliczny, czyli sprzedaż produktów rolnych bezpośrednio z gospodarstwa rolnego w ograniczonym zakresie.
Ewolucja limitów przychodów: Od sztywnej miesięcznej bariery do elastycznej kwartalnej wolności.
Limity przychodów – historyczna perspektywa
Zasady ustalania limitów w działalności nierejestrowanej ewoluowały w odpowiedzi na zmieniające się realia gospodarcze. Początkowo, maksymalny miesięczny przychód wynosił 50% minimalnego wynagrodzenia. Istotna zmiana nastąpiła od 1 lipca 2023 roku, kiedy próg ten podniesiono do 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.
Limity miesięczne 2025
W 2025 miesięczny limit przychodów jest bezpośrednio powiązany z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę. Miesięczny przychód nie może przekroczyć kwoty 3499,50 zł. Przekroczenie tej kwoty w dowolnym miesiącu, nawet o symboliczną złotówkę, automatycznie zmusza do rejestracji działalności gospodarczej.
Przełom od 2026 roku: Nowy limit kwartalny
Najważniejsza i najbardziej oczekiwana zmiana nastąpi od 1 stycznia 2026 roku, kiedy to miesięczny limit zostanie zastąpiony limitem kwartalnym. Nowelizacja, wprowadzona na mocy ustawy z dnia 25 lipca 2025 r. o uproszczeniach administracyjnych i wsparciu przedsiębiorczości, zmienia zasady gry dla tysięcy osób.
Nowy limit kwartalny wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z rozporządzeniem z 11 września 2025 r. , minimalne wynagrodzenie od 1 stycznia 2026 roku ma wynieść 4806 zł brutto. Na tej podstawie, kwartalny limit przychodu dla DN w 2026 roku wyniesie 10 813,50 zł, co stanowi iloczyn 225% i kwoty minimalnego wynagrodzenia.
Warto podkreślić, że do limitu kwartalnego nie wlicza się wartości udzielonych bonifikat, rabatów, które obniżają wartość sprzedaży.
Kluczową zasadą, którą należy zapamiętać, jest to, że limit ten odnosi się do całego kwartału, a nie do poszczególnych miesięcy. Oznacza to, że można osiągnąć wyższe przychody w jednym miesiącu, a niższe w kolejnych, pod warunkiem, że suma przychodów z całego kwartału nie przekroczy ustalonego progu.
Praktyczne implikacje nowego limitu: Kto i dlaczego skorzysta?
Nowy kwartalny limit jest bezpośrednią odpowiedzią na potrzeby drobnych przedsiębiorców, których model biznesowy nie pasował do sztywnej, miesięcznej bariery. Dotychczasowy miesięczny próg był największą przeszkodą dla osób o nieregularnych lub sezonowych dochodach. Wykonanie produktu, na przykład dzieła sztuki lub rękodzieła, może zająć wiele miesięcy pracy, a jego sprzedaż następuje w jednej transakcji, która mogła znacząco przekroczyć miesięczny limit, automatycznie wymuszając rejestrację firmy. Nowe przepisy mają na celu deregulację i ułatwienie prowadzenia drobnego biznesu, w tym DN, która jest działalnością zarobkową prowadzoną na niewielką skalę. W planowaniu finansowym należy zwrócić uwagę na uzyskane przychody w kwartale – jeśli nie przekroczą one określonego limitu, działalność ta nie wymaga rejestracji ani opodatkowania jak działalność gospodarcza. Wprowadzenie kwartalnego progu to strategiczna zmiana, która pozwala na legalne osiąganie skumulowanych przychodów w krótkich, intensywnych okresach, bez konieczności przechodzenia na pełnoprawną działalność gospodarczą. Prowadząc DN masz inne obowiązki niż działalność gospodarczą, dlatego zmiana od 2026 roku jest niezwykle istotna.
Studia przypadków
· Korepetytor: Pan Adam udziela korepetycji z fizyki. Największe przychody generuje w drugim kwartale (kwiecień-czerwiec) w okresie przygotowań do egzaminów maturalnych, a następnie w okresie wakacyjnym (lipiec-wrzesień) jego przychody znacznie spadają. Nowy limit kwartalny daje mu elastyczność w planowaniu. Może zarobić np. 6000 zł w maju i 4498,50 zł w czerwcu, a jego działalność nadal pozostanie nierejestrowana, ponieważ łączny przychód w drugim kwartale wyniesie 10 498,50 zł, co mieści się w limicie.
· Freelancer: Freelancerzy, np. graficy lub copywriterzy, często pracują nad dużymi projektami, za które wynagrodzenie otrzymują jednorazowo po kilku miesiącach pracy. Nowe przepisy idealnie pasują do tego modelu rozliczeń. Grafik może pracować przez dwa miesiące nad projektem bez przychodów, a w trzecim miesiącu wystawić fakturę na 8000 zł. Dopóki suma przychodów w całym kwartale nie przekroczy limitu, działalność pozostaje nierejestrowana, a freelancer może skupić się na pracy, a nie na formalnościach.
Przychody z DN są sumowane z innych przychodów podatnika przy rozliczeniu rocznym.
Obowiązki i formalności – Co należy wiedzieć, aby działać legalnie?
Zasady księgowości
Mimo braku konieczności rejestracji w CEIDG i prowadzenia pełnej księgowości, DN nie jest wolna od obowiązków ewidencyjnych. Osoba prowadząca taką działalność musi prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, aby prawidłowo rozliczyć dochód i podatek. W ewidencji tej należy na bieżąco zapisywać datę, numer transakcji, opis, kwotę należnego przychodu oraz sumę narastająco w danym kwartale. Prowadzenie rzetelnej ewidencji jest kluczowe dla monitorowania limitu przychodów oraz prawidłowego rozliczania podatków. W przypadku, gdy ewidencja jest prowadzona nierzetelnie lub w ogóle jej brak, organ podatkowy ma prawo samodzielnie oszacować wartość sprzedaży i ustalić należny podatek.
Podatki i rozliczenia
Przychody z DN podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych, według skali podatkowej. Rozliczenie następuje raz w roku na formularzu PIT-36, do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
W zeznaniu rocznym, od przychodu można odliczyć koszty jego uzyskania, co pozwala obniżyć dochód do opodatkowania. Zeznanie roczne jest dokumentem, w którym wykazuje się dochody, koszty i należny podatek z DN.
Koszty uzyskania przychodu są uwzględniane dla celów podatkowych, co pozwala prawidłowo rozliczyć się z fiskusem.
Dochód z DN łączy się z innymi źródłami dochodu, takimi jak umowa o pracę, umowa zlecenie czy emerytura, a następnie jest rozliczany według skali podatkowej. W przypadku opodatkowania różnych źródeł dochodu, wszystkie one są sumowane w zeznaniu rocznym.
Kwota wolna od podatku, wynosząca 30 000 zł, może zredukować kwotę podatku do zera, o ile łączny dochód roczny nie przekracza tej wartości.
VAT i kasa fiskalna
Większość osób prowadzących DN korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Zwolnienie to przysługuje, dopóki roczna sprzedaż nie przekroczy 200 000 zł. Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia z VAT zostanie podniesiony do 240 000 zł. W przypadku opodatkowania VAT należy jednak pamiętać, że niektóre rodzaje działalności są zawsze opodatkowane VAT, niezależnie od limitu przychodów, np. sprzedaż wyrobów jubilerskich czy świadczenie usług prawniczych.
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy osób, których przychód ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych (nieprowadzących działalności gospodarczej) przekroczył 20 000 zł w danym roku podatkowym. Istotnym wyjątkiem od tej zasady jest sprzedaż prowadzona wyłącznie przez internet, która jest zwolniona z tego obowiązku.
Rola dyrektywy DAC7 jako dodatkowej kontroli
Ważnym, choć często pomijanym, aspektem dla drobnych sprzedawców w internecie jest wdrożenie unijnej dyrektywy DAC7. Od 1 lipca 2024 roku, platformy internetowe mają obowiązek raportowania danych sprzedawców do Krajowej Administracji Skarbowej. Raportowaniu podlegają osoby, które w ciągu roku przekroczą jeden z dwóch limitów: 30 transakcji lub 2000 euro łącznego przychodu.
Mechanizm ten funkcjonuje niezależnie od limitów działalności nierejestrowanej. Oznacza to, że osoba może prowadzić działalność nierejestrowaną, mieścić się w kwartalnym limicie dochodowym (np. zarabiając 8000 zł), ale jeśli osiągnie ten przychód w 31 transakcjach na platformie internetowej, jej dane i tak trafią do urzędu skarbowego. Ta regulacja obala mit o całkowitej „niewidzialności” dla fiskusa i podkreśla konieczność rzetelnego prowadzenia ewidencji.
Prowadzenie ewidencji sprzedaży w działalności nierejestrowanej
Prowadzenie ewidencji sprzedaży w działalności nierejestrowanej to kluczowy element odpowiedzialnego zarządzania własnym, nawet najmniejszym biznesem. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna pamiętać, że choć nie jest zobowiązana do rejestracji działalności gospodarczej w centralnej ewidencji, to jednak musi spełniać określone wymogi wobec fiskusa. Jednym z nich jest właśnie rzetelne prowadzenie ewidencji sprzedaży.
Ewidencja ta pozwala nie tylko na kontrolowanie, czy nie został przekroczony limit przychodu, ale także na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego oraz udokumentowanie wszystkich transakcji w przypadku ewentualnej kontroli urzędu. Prowadzenie działalności nierejestrowanej bez odpowiedniej ewidencji może skutkować nieprzyjemnościami podatkowymi, w szczególności w zakresie podatku dochodowego, a nawet sankcjami finansowymi. Dlatego warto już od pierwszej sprzedaży zadbać o porządek w dokumentach i systematycznie zapisywać każdą transakcję.
Jak prowadzić ewidencję sprzedaży krok po kroku
Aby prowadzić ewidencję sprzedaży w działalności nierejestrowanej w sposób zgodny z przepisami i bezpieczny dla siebie, warto trzymać się kilku prostych zasad:
- Dokumentuj każdą transakcję – Wpisz datę, opis sprzedanej rzeczy, kwotę należną oraz dane nabywcy (jeśli są wymagane).
- Wprowadzaj dane do uproszczonej ewidencji sprzedaży – możesz prowadzić ją w formie papierowej (np. zeszyt, wydrukowany arkusz) lub elektronicznej (arkusz kalkulacyjny, dedykowany program), lub aplikacji księgowych. Ważne, by ewidencja była prowadzona w sposób ciągły, bez „dziur” i opóźnień.
- Dbaj o systematyczność – regularne uzupełnianie ewidencji pozwala uniknąć pomyłek i ułatwia kontrolę nad limitem przychodów. W razie kontroli, kompletna i aktualna ewidencja będzie Twoim najlepszym zabezpieczeniem.
- Przechowuj ewidencję i dowody sprzedaży – zgodnie z przepisami, dokumenty związane z prowadzeniem działalności nierejestrowanej należy przechowywać przez wymagany okres (najczęściej 5 lat od końca roku podatkowego).
Pamiętaj, że prowadzenie działalności nierejestrowanej w sposób ciągły i uporządkowany to nie tylko obowiązek, ale także gwarancja bezpieczeństwa Twojego biznesu.
Najczęstsze błędy i praktyczne wskazówki
W praktyce osoby prowadzące działalność nierejestrowaną najczęściej popełniają kilka powtarzających się błędów, które mogą prowadzić do problemów z urzędem skarbowym lub nieświadomego przekroczenia limitu przychodów. Do najczęstszych należą:
- Brak dokumentowania wszystkich transakcji – nawet drobne sprzedaże powinny być odnotowane w ewidencji.
- Opóźnienia w uzupełnianiu ewidencji – wpisywanie danych „z pamięci” po kilku tygodniach zwiększa ryzyko pomyłek i przeoczeń.
- Nieuwzględnianie wszystkich przychodów – każda kwota należna, nawet jeśli nie została jeszcze zapłacona, powinna znaleźć się w ewidencji przychodów.
Aby uniknąć tych błędów, warto wdrożyć kilka praktycznych rozwiązań:
- Korzystaj z prostych programów lub aplikacji – pozwalają one na szybkie i wygodne zapisywanie transakcji oraz automatyczne sumowanie przychodów.
- Regularnie sprawdzaj i aktualizuj ewidencję – najlepiej po każdej sprzedaży lub przynajmniej raz w tygodniu.
- Zachowuj wszystkie dokumenty potwierdzające transakcje – paragony, potwierdzenia przelewów, korespondencję z klientami. W razie wątpliwości urzędu skarbowego, będą one nieocenionym dowodem.
Przekroczenie limitu: Konsekwencje i ścieżka do JDG.
Automatyczne przejście na działalność gospodarczą
Moment, w którym przychód należny przekroczy ustalony limit (miesięczny do 2025 r. lub kwartalny od 2026 r.), jest kluczowy. Zgodnie z prawem, w tym momencie działalność nierejestrowana automatycznie staje się działalnością gospodarczą, a przekroczenie limitu wymaga złożenia wniosku o wpis do CEIDG. Wniosek o wpis można złożyć w wybranym urzędzie miasta lub online.
Osoba, która przekroczyła limit, ma obowiązek złożenia wniosku o wpis do CEIDG-1 w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Warto zaznaczyć, że podczas zarejestrowaniu firmy w CEIDG, numery REGON zostaną automatycznie uzupełnione, a data rozpoczęcia działalności gospodarczej, którą należy podać we wniosku, jest tożsama z dniem, w którym limit został przekroczony.
Strategia po przekroczeniu limitu
Przekroczenie limitu przychodów nie powinno być postrzegane jako porażka, lecz jako naturalny i pozytywny etap rozwoju biznesu. Po przekroczeniu limitu należy podjąć kroki niezbędne do formalnego rozpoczęcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca staje się wtedy płatnikiem składek ZUS, w tym składek zdrowotnych. Na tym etapie warto podjąć kilka strategicznych decyzji:
· Wybór kodów PKD: Należy określić kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), które najlepiej opisują prowadzoną działalność.
· Decyzja w sprawie VAT: Należy ocenić, czy bycie czynnym podatnikiem VAT jest opłacalne, czy można nadal korzystać ze zwolnienia (o ile nie masz obowiązku rejestracji).
· ZUS: Nowo zarejestrowany przedsiębiorca może skorzystać z szeregu ulg, w tym z tzw. „Ulgi na start” (zwolnienie ze składek społecznych przez pierwsze 6 miesięcy) oraz z „Małego ZUS Plus”, które pozwalają na płacenie obniżonych składek w początkowej fazie działalności. Wysokość składki zdrowotnej zależy od wybranej formy opodatkowania.
Działalność gospodarcza jest prowadzona we własnym imieniu, co oznacza, że przedsiębiorca samodzielnie odpowiada za zobowiązania i decyzje związane z firmą.
Z ulg nie mogą skorzystać przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz byłego pracodawcy.
Alternatywą dla działalności gospodarczej może być umowa zlecenie, która również wiąże się z obowiązkiem opłacania składki zdrowotnej, jednak zasady rozliczania są inne niż w przypadku działalności gospodarczej.
Działalność nierejestrowana vs. Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG). Kiedy i komu się opłaca?
Decyzja o przejściu z działalności nierejestrowanej na jednoosobową działalność gospodarczą powinna być oparta na świadomej analizie korzyści i kosztów. Działalność nierejestrowana, jako forma nie wymagająca wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, różni się od działalności gospodarczej przede wszystkim brakiem obowiązku rejestracji oraz ograniczeniami dotyczącymi wysokości przychodów i rodzaju prowadzonej działalności.
Choć działalność gospodarcza wiąże się z większymi formalnościami i obciążeniami finansowymi, oferuje szereg strategicznych przewag. Działalność nierejestrową warto rozważyć szczególnie na początku drogi biznesowej – pozwala ona na legalne świadczenie usług lub sprzedaż towarów bez konieczności rejestracji firmy, co jest korzystne dla osób testujących swój pomysł na rynku.
Kluczowe różnice
· Rejestracja: Najbardziej oczywista różnica to brak rejestracji w CEIDG dla działalności nierejestrowanej, w przeciwieństwie do obowiązkowego wpisu dla JDG, która jest prowadzona we własnym imieniu.
· Księgowość: Działalność nierejestrowana wymaga jedynie prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży , natomiast JDG wiąże się z koniecznością prowadzenia odpowiedniej księgowości.
· Podatki: Podatek w obu formach działalności może być rozliczany według skali podatkowej. Jednak JDG oferuje większą elastyczność w wyborze formy opodatkowania (np. podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych). W JDG istnieje też możliwość odliczania kosztów w znacznie szerszym zakresie niż w działalności nierejestrowanej.
Podsumowanie
Rewolucja w działalności nierejestrowanej, zapoczątkowana wprowadzeniem kwartalnego limitu przychodów, stanowi jedno z najważniejszych ułatwień dla małych przedsiębiorców w Polsce. Zmiana ta, wchodząca w życie 1 stycznia 2026 roku, odpowiada na realne potrzeby rynku, w którym praca projektowa i sezonowa odgrywa coraz większą rolę. Nowy mechanizm pozwala na elastyczne zarządzanie przychodami i legalne dorabianie bez presji formalnej rejestracji, co było dotąd barierą.
Mimo to, że DN, choć uproszczona, nie jest wolna od obowiązków. Wymaga świadomego podejścia do prawa, w tym rzetelnego prowadzenia ewidencji sprzedaży, przestrzegania praw konsumentów oraz znajomości niezależnych limitów, takich jak te wynikające z dyrektywy DAC7.
Prowadzenie działalności, własnej firmy, oznacza podejmowanie czynności prawnych, które są istotne w szczególności dla początkujących przedsiębiorców. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, mimo działania w ramach definicji działalności gospodarczej muszą pamiętać o ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym i oczywiście o wpisie do ewidencji przedsiębiorców. Rozliczanie podatku dochodowego na zasadach ogólnych, wybór formy opodatkowania, opłacanie składek zdrowotnych, składek społecznych na podstawie przepisów obowiązujących – to niektóre obowiązki. Jednocześnie obowiązkiem przedsiębiorcy jest pilnowanie własnej firmy i tych składek zdrowotnych, które lubią być zmieniane. Jednakże prowadząc działalność gospodarczą w ramach indywidualnej praktyki lekarskiej czy innej działalności, trzeba zachować odpowiednie nastawienie, aby działalność była przyszłościowa i w zeznaniu rocznym pit zobaczyć oczekiwane efekty.
Masz mętlik w głowie? Napisz do nas.
Jeśli po przeczytaniu tego tekstu czujesz, że w Twojej głowie wciąż zostało sporo pytań bez odpowiedzi – to zupełnie normalne. Nie musisz się z tym mierzyć sam.
Napisz do nas maila na adres kontakt@krzywicka.pl – zobaczymy, jak możemy Ci pomóc. Po prostu sprawdzimy, co da się zrobić, żebyś działał pewniej, spokojniej i zgodnie z przepisami.
W szczególności możemy:
- przeprowadzić audyt Twojego biznesu,
- zarejestrować spółkę, jeśli zdecydujesz się na takie rozwiązanie,
- przygotować odpowiednie umowy dla Ciebie.
