Praca zdalna zawsze możliwa?
Marek, prezes prężnie działającej agencji marketingowej, wpatrywał się w ekran telefonu. Tego dnia miał podpisać umowę z kluczowym klientem, która mogła wynieść jego firmę na zupełnie nowy poziom. Niestety, w ostatniej chwili musiał pilnie wyjechać na konferencję w San Francisco, która była równie ważna dla przyszłości agencji. Bez jego podpisu umowa nie mogłaby zostać zawarta.
Zdesperowany, chwycił za słuchawkę i wykręcił numer do swojej wieloletniej przyjaciółki i prawniczki, Kasi.
„Kasia, muszę pilnie wyjechać. Czy jest jakiś sposób, żebym mógł upoważnić kogoś do podpisania tej umowy za mnie?” – zapytał Marek.
Kasia uśmiechnęła się po drugiej stronie słuchawki. „Marek, właśnie w takich sytuacjach na ratunek przychodzi prokura. To idealne rozwiązanie dla Twojej spółki.”
Poniższe informacje przydadzą się zarówno dla osób prawnych, jak również jednoosobowych działalności gospodarczej.
Czym jest prokura?
Prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, które może być udzielone wyłącznie przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Prokura jest udzielana na podstawie której określone są zasady reprezentacji przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 109(1) § 1 Kodeksu cywilnego, który szczegółowo reguluje zasady udzielania prokury, prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Innymi słowy, prokura uprawnia osobę, zwaną prokurentem, do wykonywania w imieniu firmy niemal wszystkich działań. Obejmuje to podpisywanie umów, zaciąganie zobowiązań, a nawet reprezentowanie przedsiębiorstwa przed sądami i urzędami. Prokura musi być zawarta w formie pisemnej. Prokura różni się od zwykłego pełnomocnictwa i upoważnienia – pełnomocnik może mieć inny, często węższy zakres działania, a pełnomocnictwo i upoważnienie mają inne wymogi formalne i zakres uprawnień niż prokura.
Kto może zostać prokurentem i co może, a czego nie?
Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych (art. 109(2) § 2 k.c.). Prokurentem nie może być osoba prawna.
Kasia, prawniczka Marka, zwróciła mu uwagę na kluczowe ograniczenia, o których musi pamiętać:
- Zbycie lub obciążenie nieruchomości: Prokurent nie może bez dodatkowego, oddzielnego pełnomocnictwa sprzedać, kupić lub obciążyć nieruchomości należących do firmy.
- Sprzedaż lub oddanie przedsiębiorstwa: Prokura nie obejmuje umocowania do zbycia przedsiębiorstwa ani oddania go do czasowego korzystania. Te czynności wymagają odrębnego pełnomocnictwa do poszczególnej czynności (art. 109(3) k.c.).
- Przenoszenie prokury: Prokurent nie może przenieść prokury na inną osobę, chociaż może ustanowić pełnomocnika do wykonania konkretnej czynności lub pewnego rodzaju czynności (art. 109(6) k.c.).
- Ograniczenie prokury: Ważne jest, że co do zasady nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 109(1) § 2 k.c.), chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Dodatkowo, osoby z ograniczoną zdolnością do czynności prawnych nie mogą być prokurentami.
W postępowaniu administracyjnym i sądowym pełnomocnikiem może być profesjonalista, np. adwokat. Profesjonalny pełnomocnik dokonuje czynności w postępowaniu administracyjnym czy administracyjnym reprezentując swojego klienta.
Wiele osób fizycznych prowadzi swoje działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, więc dla nich fakt udzielenia pełnomocnictwa i jego zakres będzie istotny w kontekście rozważania nad pełnomocnikiem a prokurentem.
Warunki formalno-prawne udzielenia prokury zgodnie z kodeksem cywilnym
Aby skutecznie udzielić prokury, przedsiębiorca musi spełnić określone wymogi formalno-prawne. Przede wszystkim, udzielenie prokury wymaga zachowania formy pisemnej – dokument powinien być sporządzony w sposób czytelny i zawierać wszystkie niezbędne dane identyfikujące zarówno przedsiębiorcę, jak i prokurenta.
Kolejnym kluczowym krokiem jest zgłoszenie prokury do rejestru przedsiębiorców – czy to w Krajowym Rejestrze Sądowym, czy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej. Dopiero wpis do rejestru przedsiębiorców sprawia, że prokura staje się skuteczna wobec osób trzecich, a prokurent może w pełni reprezentować przedsiębiorcę w zakresie czynności prawnych.
Warto pamiętać, że prokurentem może zostać wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. W przypadku prokury łącznej, wszyscy prokurenci muszą działać wspólnie, zgodnie z treścią samego dokumentu. Prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej.
Jakie są rodzaje prokury?
Ania od Marka, otrzymała prokurę samoistną. Oznacza to, że mogła działać w imieniu podmiotu, którym jest przedsiębiorca, samodzielnie. Kasia poinformowała Marka, że istnieją również inne rodzaje prokury:
- Prokura łączna: Do działania w imieniu firmy potrzebne jest współdziałanie co najmniej dwóch prokurentów. To dobre rozwiązanie, gdy przedsiębiorca chce mieć pewność, że kluczowe decyzje są podejmowane po konsultacji. Zgodnie z art. 109(4) § 1 k.c., prokura może być udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna) lub oddzielnie. Co ciekawe, w przypadku prokury łącznej, oświadczenia woli i doręczenia pism kierowane do firmy mogą być skutecznie złożone wobec tylko jednego z prokurentów (art. 109(4) § 2 k.c.).
- Prokura oddziałowa: Można ograniczyć prokurę do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa (art. 109(5) k.c.).
- Prokura łączna mieszana: To ciekawa forma, w której prokurent musi działać wspólnie z członkiem organu zarządzającego, na przykład członkiem zarządu lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej (art. 109(4) § 1(1) k.c.).
Warto dodać, że pełnomocnicy mogą być ustanawiani przez prokurenta do określonych czynności, jednak nie mogą oni wykonywać wszystkich uprawnień prokurenta.
Odpowiedzialność prokurenta
Pamiętajmy, że prokurent działa w imieniu przedsiębiorcy. Oznacza to, że dopóki działa zgodnie z zakresem swoich uprawnień, za wszelkie zobowiązania odpowiada firma, a nie on osobiście.
Jednak, jak Kasia wyjaśniła Markowi, że istnieją sytuacje, w których prokurent może zostać pociągnięty do odpowiedzialności:
- Przekroczenie uprawnień: Jeśli prokurent podejmie działania, do których nie był upoważniony, i w ten sposób wyrządzi szkodę firmie, może ponieść odpowiedzialność.
- Działanie po wygaśnięciu prokury: Jeśli prokurent nadal działa w imieniu firmy, mimo że jego uprawnienia wygasły, również może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.
Odpowiedzialność za szkodę opiera się na ogólnych zasadach prawa cywilnego, a konkretnie na art. 415 Kodeksu cywilnego „Kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia”.
Aby pociągnąć prokurenta do odpowiedzialności, trzeba udowodnić, że:
- Powstała szkoda, np. działalność poniosła straty.
- Istnieje związek przyczynowy: Szkoda jest bezpośrednim skutkiem działania lub zaniechania prokurenta.
- Występuje wina: Prokurent ponosi winę za swoje działanie, które doprowadziło do szkody.
Warto wiedzieć, że prokurent nie ponosi odpowiedzialności za zaległości podatkowe firmy. Przepisy Ordynacji podatkowej jasno wskazują, że za tego typu zobowiązania odpowiadają członkowie zarządu, a nie prokurenci.
Ustanowienie i wygaśnięcie prokury
Po rozmowie z Kasią, Marek i Ania sporządzili odpowiedni dokument. Ustanowienie prokury wymaga zachowania określonych formalności. Zgodnie z art. 109(2) § 1 k.c., udzielenie prokury wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Co istotne w przypadku spółek możliwe, że konieczna będzie odpowiednia uchwała.
Kluczowym krokiem było zgłoszenie prokury do KRS. Zgodnie z art. 109(8) § 1 k.c., przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić udzielenie i wygaśnięcie prokury do rejestru. Dopiero po takim wpisie prokura staje się w pełni skuteczna i jawna dla wszystkich. W zgłoszeniu do rejestru należy określić rodzaj prokury i sposób jej wykonywania, szczególnie w przypadku prokury łącznej. Zgłoszenie powinno być dokonane przed dokonaniem czynności prawnej przez prokurenta.
Kasia wyjaśniła Markowi, że prokura wygasa w ściśle określonych sytuacjach (art. 109(7) k.c.), m.in. z chwilą wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji, a także ze śmiercią prokurenta. Warto jednak pamiętać, że śmierć samego przedsiębiorcy nie powoduje wygaśnięcia prokury. Przekształcenia przedsiębiorcy skutkują wygaśnięciem prokury. Utrata przez przedsiębiorcę zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcie prokury. Prokura nie może być ustanowiona w okresie kurateli przedsiębiorcy, a także wygasa w trakcie trwania kurateli.
Co istotne, Marek może w każdym czasie odwołać prokurę poprzez złożenie oświadczenia woli. Odwołania pełnomocnictwa nie wymagają zgody prokurenta i mogą być dokonane w dowolnej formie.
Jakie kroki podjąć, aby ustanowić prokurenta?
- Podjęcie uchwały lub decyzji o udzieleniu prokury. W zależności od formy prawnej firmy (np. spółka z o.o. czy spółka akcyjna), należy podjąć stosowną uchwałę. Na podstawie uchwały można dokonywać odpowiednich czynności prawnych.
- Sporządzenie oświadczenia o udzieleniu prokury na piśmie. Zgodnie z art. 109(2) § 1 Kodeksu cywilnego, prokura musi być udzielona w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W oświadczeniu tym należy wskazać dane prokurenta oraz określić rodzaj udzielanej prokury (np. samoistna, łączna).
- Zgłoszenie udzielenia prokury do odpowiedniego rejestru. Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić udzielenie prokury do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W zgłoszeniu należy podać imię, nazwisko, adres oraz sposób wykonywania prokury.
- Oczekiwanie na wpis do rejestru. Prokura staje się w pełni skuteczna z chwilą wpisu do rejestru. Po dokonaniu wpisu, każdy może sprawdzić umocowanie prokurenta do działania w imieniu firmy.
A nie można ustanowić pełnomocnika? Dokument pełnomocnictwa nie jest wystarczający? Jak wygląda udzielenie pełnomocnictwa?
W świecie biznesu, gdzie czas to pieniądz, a prezes spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zawsze może być osobiście na miejscu, delegowanie uprawnień jest kluczowe. Często pojawia się pytanie, czy wystarczy zwykłe pełnomocnictwo, czy może lepszym rozwiązaniem jest prokura. Chociaż oba instrumenty prawne służą do reprezentowania firmy, różnią się w fundamentalny sposób.
Prokura to specjalny rodzaj pełnomocnictwa, stworzony z myślą o przedsiębiorcach.
Pełnomocnictwo jest idealne, gdy potrzebujesz upoważnić kogoś do okazjonalnych, konkretnych działań, a elastyczność i kontrola nad zakresem uprawnień są dla Ciebie priorytetem.
Prokura to rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy potrzebują stabilnego, trwałego i szerokiego umocowania dla zaufanej osoby do zarządzania kluczowymi sprawami firmy. Daje ona poczucie bezpieczeństwa, zapewniając ciągłość działania w każdej sytuacji i budując zaufanie na zewnątrz.
Wybór zależy od Twoich potrzeb, czy udzielenie pełnomocnictwa, a może pełnomocnictwa rodzajowego, a może ustanowienie prokury będzie dla Ciebie korzystnym rozwiązaniem? Jeśli prowadzisz firmę, która ma działać sprawnie niezależnie od Twojej obecności, prokura jest narzędziem, które zdecydowanie warto rozważyć. Zastanów się, czy jesteś dostępny w każdym czasie , aby zawierać umowy i podpisywać je we własnym imieniu ze swoim podpisem.
Często prokura jest mylona z pełnomocnictwem udzielanym pełnomocnikowi do reprezentowania przed sądem, np. adwokatowi czy radcy prawnemu. Pełnomocnictwo takie jest jednak czymś zupełnie innym. Oczywiście możesz mieć pełnomocnika do innych spraw. Pełnomocnictwo to komfort, dzięki któremu upoważniasz inną osobą do zastępowania Ciebie w określonych sytuacjach. Pełnomocnik w imieniu mocodawcy może składać oświadczenia woli, np. zawierać ugodę czy reprezentować podmiot w sprawie o ogłoszenie upadłości. Dokonywanie czynności prawnych, czynności zwykłego zarządu, czynności z drugą stroną czynności prawnej to działania, które należy wykonywać poprawnie. Możliwość naruszenia interesów mocodawcy może mieć często cienką granicę. Treść samego pełnomocnictwa również jest niezwykle istotna!
Zakończenie historii
Dzięki prokurze, Ania mogła w imieniu Marka podpisać kluczowy kontrakt, ratując tym samym projekt, który miał ogromne znaczenie dla przyszłości agencji i dalszego prowadzenia działalności gospodarczej. Marek mógł spokojnie skupić się na konferencji, mając pewność, że jego biznes jest w dobrych rękach.
Prokura to potężne narzędzie prawne, które zapewnia ciągłość działania firmy i pozwala na delegowanie kluczowych uprawnień, ale jej poprawne ustanowienie i zrozumienie zasad działania są kluczowe.
Chcesz wiedzieć więcej o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością lub innych osobach prawnych?
Zaglądaj regularnie na naszego bloga po więcej prawniczej, ale praktycznej wiedzy!
Masz mętlik w głowie? Napisz do nas.
Jeśli po przeczytaniu tego tekstu czujesz, że w Twojej głowie wciąż zostało sporo pytań bez odpowiedzi – to zupełnie normalne. Nie musisz się z tym mierzyć sam.
Napisz do nas maila na adres kontakt@krzywicka.pl – zobaczymy, jak możemy Ci pomóc. Po prostu sprawdzimy, co da się zrobić, żebyś działał pewniej, spokojniej i zgodnie z przepisami.
