Współpraca z wirtualnym wsparciem w ostatnich latach staje się coraz bardziej popularna – wielu przedsiębiorców rozwija swoją działalność w Internecie i szuka osób, którym można oddelegować pewne zadania. Zwiększone zainteresowanie usługami Wirtualnych Asystentek i Asystentów to też niestety pojawiające się coraz częściej problemy natury prawnej – problemy, których można uniknąć dzięki dobrze sformułowanej umowie!
Temat korzystania ze wsparcia wirtualnej asysty jest mi bliski – od dwóch lat współpracuję z wirtualnym wsparciem i podpisałam w tym czasie już około 10 różnych umów, nie każda z nich przynosiła długą i owocną współpracę. Zdarzyło się, że zapłaciłam 1500 zł za zrobienie landing page, bo z Asystentką rozliczałam się w systemie godzinowym, a przedłużające się poprawki powodowały, że „licznik bił”. W końcu stronę musiałam skończyć sama, bo nie byłam zadowolona z efektów pracy Asystentki, ale musiałam jej zapłacić. Innym razem zleciłam Wirtualnemu Wsparciu przygotowanie grafik promujących zaplanowaną transmisję na żywo – dostałam je… Ale po wydarzeniu! Super, zadanie zostało zrealizowane, ale to tak, jakby dostać kupiony bilet na koncert już po tym, jak koncert się odbył… Z rozmów z przedsiębiorcami wiem, że często zdarza się też, że Wirtualna Asystentka zakłada konta na swój adres mailowy na różnych portalach, koniecznych do wykonywania zadań, ale po zakończeniu współpracy przedsiębiorca nie ma do nich dostępu!
Na bazie doświadczeń swoich oraz innych przedsiębiorców przeanalizowałam, jakie czynniki mogą wpłynąć na to, że współpraca z wirtualnym wsparciem nie dochodzi do skutku albo nie przynosi pożądanych rezultatów:
- Brak umiejętności zlecania zadań, zarządzania ludźmi i monitorowania pracy – chcąc pracować z Wirtualną Asystentką trzeba nauczyć się, jakie zadania zlecać, w jaki sposób, z jakim wyprzedzeniem czasowym. Korzystanie z tej formy wsparcia przedsiębiorców jest dość nowe, więc trzeba po prostu wypracować mechanizmy działania!
- Zła komunikacja – często przedsiębiorca ma w głowie określoną wizję, wie, jak chce, żeby zadanie zostało wykonane, ale nie umie tego właściwie wytłumaczyć! Nie można liczyć na to, że Asystent/ka domyśli się, czego od niej oczekujemy, trzeba możliwie jasno i klarownie wyjaśnić swój pomysł, pokazać rozwiązania, które nam się podobają, inspiracje, dostarczyć niezbędne materiały. Można oczywiście liczyć na to, że Asystentka samodzielnie wykaże się proaktywną postawą, ale nie można mieć wtedy pretensji, że jej wizja nie odpowiada temu, co mieliśmy w głowie!
- Zlecanie zadań, o których nie ma się pojęcia – tak, to prawda, że od tego jest wirtualne wsparcie, żeby zająć się rzeczami, na które nie mamy czasu i o których nie mamy wystarczającej wiedzy… Ale trzeba jednak mieć minimum tej wiedzy, żeby móc wymagać! Brak wiedzy o np. możliwościach programów czy aplikacji z jednej strony może spowodować, że będziemy oczekiwać nierealnych efektów, z drugiej – że nie wykorzystamy w pełni potencjału narzędzi, bo nie będziemy wiedzieć, że dane rozwiązanie można w ogóle zastosować i zlecić!
- Szeroki zakres zadań, które można zlecić i niedopasowanie ich do osoby – to oczywiście atut, że jedna osoba może zająć się i automatyzacją maili, i tworzeniem grafik, i reklamami na Facebooku, ale należy pamiętać, że nie każda Asystentka czy Asystent ma taki wachlarz umiejętności. Wśród osób zajmujących się zdalnym wsparciem są osoby bardziej techniczne, które specjalizują się w zadaniach dotyczących np. Menadżera reklam, pozycjonowania, reklam czy budowy stron i sklepów internetowych oraz osoby, których mocną stroną są działania kreatywne – pisanie tekstów, montaż wideo, tworzenie grafik czy Instakaruzel. Trudno oczekiwać, żeby specjalista od e-commerce był jednocześnie świetnym grafikiem albo montażysta podcastów zajmował się reklamami. Trzeba wiedzieć, jakie zadanie chcemy zlecić i jakich osób poszukujemy do współpracy przy nim!
Rozwiązaniem wielu problemowych sytuacji we współpracy z wirtualnym wsparciem jest podpisanie odpowiednio sformułowanej umowy. Co istotne, w umowie powinny w jasny sposób być określone prawa i obowiązki obu stron (nie tylko przedsiębiorcy!) – tak, aby żadna ze stron nie miała wątpliwości co do zapisów i nie musiała zastanawiać się, co autor miał na myśli.
W umowie ustalamy zakres działań, ramy czasowe, wynagrodzenie, sposób komunikacji i formę przekazywania dzieła. Powinniśmy też uwzględnić zapisy o przekazaniu autorskich praw majątkowych, bo często Asystent/ka w ramach swoich zadań tworzy utwory chronione prawem autorskim, które będziemy chcieli potem wykorzystać – samo zapłacenie wynagrodzenia za pracę nie oznacza, że dzieło staje się naszą własnością! Ważne są też kwestie dotyczące licencji do treści, które nie są własnością Wirtualnej Asystentki, a których używa w swojej pracy – ikon, muzyki, grafik, zdjęć. Nie chcemy przecież odpowiadać za niezgodne z prawem działania naszego wsparcia, jeśli na przykład Asystent/ka naruszyła prawo autorskie osób trzecich w czasie swojej pracy.
Analiza umowy i punktów spornych może pozwolić też na przewidzenie sytuacji problemowych – przedsiębiorca może zrozumieć, gdzie są luki w ustaleniach dotyczących planowanej współpracy i które punkty mogą być kłopotliwe w przyszłości. Jeśli wirtualne wsparcie nie będzie chciało podpisać umowy z zapisem o zaufaniu poufności czy zakazie konkurencji, to może się nam zapalić czerwona lampka! Z drugiej strony, Asystent/ka skorzysta na umieszczeniu w umowie zapisu o terminowej płatności czy o konieczności dostarczania materiałów i zlecania zadań z odpowiednim wyprzedzeniem – żeby nie dostawać w niedzielę wieczorem maili z żądaniem wykonania zadania na poniedziałek rano!
Czy umowa z Wirtualną Asystą jest niezbędna? Nie, oczywiście, że nie. Ale jest dobrym zabezpieczeniem i ograniczeniem ryzyka – tak finansowego, jak np. ryzyka sporu sądowego. Uważam, że czym mniejsze doświadczenie w takiej współpracy, tym ważniejsze jest podpisanie dobrej umowy! Właśnie dlatego w moim sklepie prawnym znajdziesz pakiet umów na potrzeby współpracy z wirtualnym wsparciem – umowę, umowę powierzenia i NDA! To sprawdzone dokumenty, z których już dzisiaj korzysta wielu przedsiębiorców i ich asystentów – nie musisz się obawiać, że wybrana asystentka czy asystent będą bali się je podpisać! Dodatkowy atut to możliwość wielokrotnego wykorzystania – nie musisz szukać nowej umowy za każdym razem, kiedy nawiązujesz współpracę z wirtualnym wsparciem. Jeżeli Twoje wirtualne wsparcie ma już swój wzór dokumentu, to przygotowany przeze mnie pakiet może posłużyć Ci do jego weryfikacji – będziesz wiedzieć, na które zapisy możesz przymknąć oko, a które na pewno nie powinny znaleźć się w umowie, bo są dla Ciebie bardzo niekorzystne!
